Je RFP heeft meer nodig dan ‘meer capaciteit’

‘Meer capaciteit’ is vaak het begin van een gesprek over automatisering. Maar wat moet de leverancier daarmee ontwerpen? Met een Request for Proposal (RFP) vraag je integrators om een oplossing en een offerte op basis van jouw eisen.

Een integrator kan kranen, conveyors, shuttles, stellingen, besturing en softwarekoppelingen ontwerpen. Of de order van een belangrijke klant voorgaat, wie geblokkeerde voorraad mag vrijgeven en hoeveel vertraging bij vertrek acceptabel is, moet de operator bepalen. De techniek moet die keuzes vervolgens uitvoeren.

Daarvoor is een operationeel concept nodig: een beschrijving van de toekomstige operatie, met de bedrijfsregels, de scenario’s die zij moet aankunnen, de processen van ontvangst tot vertrek en de momenten waarop het werk moet gebeuren. Daarmee krijgt de integrator iets om tegen te ontwerpen.

Neem een fictieve operatie die 1.200 pallets per dag uitlevert. Verdeeld over 24 uur is dat 50 pallets per uur. Als 60% binnen een vertrekvenster van twee uur de deur uit moet, moet de operatie in dat venster 360 pallets per uur verwerken. Het dagvolume blijft gelijk. De ontwerpeis verandert behoorlijk.

Komt er in die twee uur ook goederenontvangst binnen? In welke volgorde moeten pallets geladen worden? Welke voorraad mag worden vrijgegeven? Gebruikt aanvulling dezelfde buffer of transportroute? Wat gebeurt er als er tijdens de uitlevering een spoedorder bijkomt?

De antwoorden horen bij de functionele eisen en prestatie-eisen in de RFP, voordat de leverancier de benodigde capaciteit gaat berekenen.

Bedrijfsregels bepalen welke keuzes de operatie steeds op dezelfde manier moet maken. In een koel- of vrieshuis gaat het bijvoorbeeld om FEFO-toewijzing op houdbaarheidsdatum, minimale resterende houdbaarheid per klant, vrijgave van voorraad met een kwaliteits- of temperatuurblokkade, orderprioriteit, laadvolgorde en cut-offtijden.

Die regels bepalen wat het WMS moet kunnen. Als ze niet zijn afgesproken, vult iemand ze tijdens de configuratie alsnog in. Een projectmedewerker, implementatieconsultant of ploegleider die het werk aan de gang probeert te houden. Later is die aanname lastig terug te vinden: ze zit inmiddels in een instelling of een werkwijze.

Bij een regel horen een eigenaar en een reden. ‘Belangrijke klant’ is te vaag. Welke orders krijgen voorrang, wanneer geldt dat en wie mag de volgorde aanpassen? Wat doet de operatie als twee regels botsen?

Begin met de regels die invloed hebben op capaciteit, service, voorraadbetrouwbaarheid, veiligheid of de businesscase.

Werk de normale dag uit, een piek, een geplande verandering en de uitzonderingen die grote gevolgen kunnen hebben. Daarmee wordt zichtbaar onder welke omstandigheden het ontwerp moet presteren.

Denk aan een late inkomende vracht tijdens een uitleverpiek, een ontbrekende ASN bij ontvangst, een onleesbaar SSCC-label, een spoedorder nadat de aanvulling is gestart, een temperatuurafwijking waardoor voorraad wordt geblokkeerd, of een storing vlak voor de cut-off.

Beschrijf per scenario wat het in gang zet, welk werk moet doorgaan, wie beslist, welke informatie nodig is, hoeveel tijd er is en wat een acceptabele uitkomst is. Alleen ‘late vracht’ als titel geeft de ontwerper te weinig.

De operator weet welke klantafspraak of processtap onder druk komt te staan. De integrator kan laten zien wat dat betekent voor een samenvoegpunt, opslaginterface of buffer. Die twee moeten hetzelfde scenario doorlopen.

Fraunhofer IML behandelt materiaalstroomplanning vanuit processen, techniek, logistieke IT en mensen. Operationele data wordt daarbij vertaald naar specificaties en ondersteuning bij aanbesteding en implementatie. Dat vraagt om keuzes van zowel de operator als de ontwerper.

Volg product en informatie door het magazijn. Inbound begint bijvoorbeeld bij de ASN en de afspraak, gevolgd door ontvangst, identificatie, fysieke controles, afhandeling van afgekeurde pallets, ontvangstbevestiging, voorraadstatus en inslag. Outbound loopt via toewijzing, vrijgave, uitslag, staging, laadvolgorde, laden, verzendbevestiging en vertrek.

Laat in het proces zien waar een opdracht vandaan komt, wie de volgende beslissing neemt, welk systeem de status bijhoudt en waar de fysieke overdracht plaatsvindt.

Het WMS beheert voorraad-, order-, klant- en magazijnprocesregels. Het WCS geeft werk vrij en verdeelt, routeert en ordent het werk door de automatisering. De PLC- en besturingslaag voert veilige machinebewegingen uit. De apparatuur verplaatst, bewaart, detecteert of buffert de pallet.

Dat onderscheid helpt bij een verstoring. Is de pallet niet beschikbaar door een voorraadblokkade in het WMS? Houdt het WCS de taak tegen vanwege een volgorderegel? Meldt de besturing een fysieke storing? Het antwoord bepaalt wie moet handelen en wat diegene nodig heeft.

Klantafspraken over laadvolgorde, labels, pallettype en vrijgavebevoegdheid zijn makkelijk over het hoofd te zien in een algemeen stroomschema. Ze kunnen wel bepalen of een pallet op tijd klaarstaat voor verzending.

Een procesbeschrijving laat zien dat ontvangst, aanvulling en uitlevering bestaan. De tijdlijn laat zien wanneer ze dezelfde mensen, apparatuur, buffer of route nodig hebben.

Bij het voorbeeld van 1.200 pallets heeft de integrator daarom het profiel per uur nodig, samen met de vertrekvensters, vrijgaveregels, ordermix, ploegwissels en uitzonderingen die dezelfde middelen gebruiken.

Leg ook vast wanneer beslissingen moeten vallen. Voorraad vrijgeven om 07:00 heeft een ander gevolg dan dezelfde vrijgave om 16:30, vijf minuten voor gepland vertrek. Dat geldt ook voor een ASN-correctie, een kwaliteitscontrole, aanvulling of herstel na een storing.

Gebruik die tijdlijn bij de capaciteitsberekening, personeelsplanning en acceptatietesten. Zo toets je welke activiteiten gelijktijdig moeten kunnen draaien.

Het operationele concept levert de functionele eisen en prestatie-eisen voor de RFP. Het bevat vraag- en productdata, met de gaten en aannames daarbij; bedrijfsregels voor toewijzing, vrijgave, service en uitzonderingen; en scenario’s voor normale dagen, pieken en verstoringen.

Daar horen procesbeschrijvingen bij die operationele beslissingen, informatiestromen en fysieke stromen uit elkaar houden. Voeg het tijdprofiel toe, inclusief cut-offs, gelijktijdige activiteiten en gedeelde beperkingen.

Maak zichtbaar welke keuzes vaststaan, welke nog gevalideerd moeten worden en wie daarover beslist. Neem ook de acceptatiecriteria op waarmee gebruikers de toekomstige operatie in UAT kunnen toetsen.

Geef de integrator ruimte om die uitgangspunten te bevragen. Een goede integrator vraagt om betere data, legt beperkingen bloot en laat de technische gevolgen van een operationele keuze zien. De operator moet die keuze vervolgens goedkeuren.

VDI 2519 beschrijft hoe opdrachtgevers en leveranciers technische en economische eisen voor materiaalstroom- en automatiseringssystemen vastleggen in een Lastenheft en Pflichtenheft. Die gezamenlijke basis helpt operators, planners en fabrikanten om met dezelfde eisen te werken.

Bespreek het concept met de mensen die het magazijn straks draaien, voordat de configuratie vastligt. Ploegleiders, planners, kwaliteit, customer service en onderhoud moeten de scenario’s kunnen doorlopen.

Klopt de volgorde met het werk? Welke regel loopt vast als een vracht te laat is, voorraad geblokkeerd staat, een label niet leesbaar is of het vertrekvenster verandert? Leg de uitkomst vast als een besluit, een aangepast scenario of een open punt met een eigenaar. ‘Dat lossen we bij de go-live wel op’ laat de keuze liggen.

Dezelfde scenario’s zijn nodig voor acceptatie. Bij FAT wordt apparatuur of software in een gecontroleerde omgeving aan de specificatie getoetst. SIT test de interfaces. SAT test de geïnstalleerde oplossing in het gebouw. In UAT toetsen gebruikers of zij hun operationele scenario’s kunnen uitvoeren. Het operationele concept levert daarvoor de scenario’s en verwachte uitkomsten.

Een project kan technisch geaccepteerd zijn terwijl een belangrijke bedrijfsregel nog geen eigenaar heeft. Dan komt de keuze terecht bij de ploeg die ermee moet werken.

Hier zie ik een duidelijke rol voor ondersteuning aan klantzijde: samen met de operator de operationele keuzes uitwerken en vertalen naar afgesproken eisen voor de RFP.

Ik zou die opdracht in vier stappen opbouwen. Eerst de bestaande operatie begrijpen: data bekijken, het werk observeren en de klantafspraken, regels en beslissingen vaststellen die de goederenstroom bepalen. Daarna de normale, piek- en uitzonderingssituaties voor de toekomstige operatie uitwerken.

Vervolgens de regels, tijdlijnen en procesaannames toetsen met de mensen die ermee gaan werken. Tot slot de gevalideerde scenario’s, eisen, aannames, open beslissingen en acceptatiecriteria overdragen aan de integrator.

Soms is een gerichte conceptreview voldoende. Soms is uitgebreider onderzoek naar materiaalstromen, processen en eisen nodig. De operationele keuzes moeten in beide gevallen op tafel liggen terwijl het technische ontwerp er nog op kan reageren.

Kunnen we op papier uitleggen wat het toekomstige magazijn op een piekdag moet doen, wie de operationele beslissingen neemt en wanneer die moeten vallen?